Головна  →  Звітність  →  9 лютого 2017

Результати позапланового аудиту відповідності діяльності КП «Київтранспарксервіс» з питання правомірності розірвання договору з ФОП Іванюк І.В. на право експлуатації фіксованих місць паркування

В ході аудиту оцінювалась діяльність КП «Київтранспарксервіс» щодо організації процесу укладання, виконання та розірвання договору з ФОП Іванюк І.А. від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06 про надання права на експлуатацію фіксованих місць паркування на паркувальному майданчику по просп. Глушкова, 5.

Також, надано оцінку функціонування системи контролю за організацією та додержанням порядку ведення договірної роботи, документообігу, діловодства та відповідність її нормативним вимогам, в частині, що стосується процесу укладання, виконання та розірвання договору з ФОП Іванюк І.А. на право експлуатації фіксованих місць паркування від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06.

Відмічається, що відповідно до п.17.3.1 Правил благоустрою м. Києва, затверджених рішенням Київської міської ради від 25.12.2008 №1051/1051, організація та експлуатація місць платного паркування транспортних засобів здійснюється лише оператором або підприємствами, з якими оператор уклав відповідний договір.

В ході аудиту встановлено, що між КП «Київтранспарксервіс» та ФОП Іванюк І.А. укладено договір від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/16 про надання права на експлуатацію фіксованих місць паркування на майданчику по просп. Глушкова, 5.

Відповідно до умов договору КП «Київтранспарксервіс» надає за плату ФОП Іванюк І.А. право на організацію та експлуатацію перехоплюючого паркувального майданчика на 184 місця для платного паркування транспортних засобів та 21 спеціальне місце для безкоштовного паркування транспортних засобів, які перевозять інвалідів, який розташований по просп. Глушкова, 5.

Відмічається, що відповідно до умов договору фіксовані місця для паркування вважаються переданими в експлуатацію ФОП Іванюк І.А. з моменту підписання уповноваженими представниками сторін акту приймання-передачі перехоплюючого паркувального майданчика, відповідно, договір набирає чинності з моменту підписання зазначеного акту.

Тобто, виходячи з умов договору, для набрання ним чинності сторонам ФОП Іванюк І.А. та КП «Київтранспарксервіс» необхідно було здійснити певні дії щодо складання та підписання акту приймання-передачі майданчика по просп. Глушкова, 5.

При цьому, встановлено, що договір від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06 з ФОП Іванюк І.А. за рішенням керівництва КП «Київтранспарксервіс» - в.о. директора Мельника С.І., було розірвано 08.12.2016, як такий, що не набрав чинності, у зв’язку з не підписанням, зазначеним контрагентом, протягом двох місяців з моменту укладання договору акту приймання-передачі паркувального майданчика по просп. Глушкова, 5.

Відмічається, що ситуація з розірванням договору від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06, укладеного з ФОП Іванюк І.А., виникла внаслідок впровадження керівництвом КП «Київтранспарксервіс» - директором Шамраєм А.В. форми договору, яка не відповідає затвердженій на Підприємстві типовій формі договору, в частині набрання ним чинності.

Зокрема, до договору, укладеного з ФОП Іванюк І.А., внесено норми щодо обов’язковості підписання акту приймання-передачі для набуття контрагентом права на експлуатацію паркувального майданчика та набрання чинності договору, які не передбачені в типовій формі, та терміни підписання якого не визначені, що фактично призвело до виникнення судового прецеденту.

Крім того, на думку аудиторів, впровадження такої форми договору та не передбачення в ній термінів підписання акту приймання-передачі паркувального майданчика призвело до недоотримання КП «Київтранспарксервіс» доходів від експлуатації фіксованих місць паркування транспортних засобів (розрахунково) у загальній сумі 75,35 тис. грн., в тому числі бюджетом міста Києва - 55,06 тис. грн. у вигляді паркувального збору.

Відмічається, що директором КП «Київтранспарксервіс» Шамарєм А.В. надано до аудиту підписаний з ФОП Іванюк І.А. акт приймання-передачі перехоплюючого паркувального майданчика, який датується 14.11.2016, та графік платежів (додаток №1 до договору від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06), в якому згідно умов договору визначена загальна сума щомісячних платежів контрагента КП «Київтранспарксервіс».

Проведеним дослідженням встановлено, що підготовка та погодження зазначених документів, які по суті є невід’ємними частинами договору від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06, здійснювалася в нетиповий та непередбачений функціональними обов’язками структурного підрозділу КП «Київтранспарксервіс» спосіб, зокрема, акт приймання-передачі та графік платежів:

Підготовлено працівниками відділу правового забезпечення Підприємства, функціональні повноваження якого дозволяли це зробити, але не являються профільними для зазначеного відділу.

Встановлено, що акти приймання-передачі паркувальних майданчиків та графіки платежів до договорів, як правило,готуються в КП «Київтранспарксервіс» відділом безготівкових розрахунків, до функціональних обов’язків якого безпосередньо належить організація та документальне супроводження договірної роботи щодо надання в експлуатацію фіксованих місць паркування, в тому числі підготовка, складання, облік та збереження зазначених документів.

Не погоджено (не завізовано) працівниками профільного відділу безготівкових розрахунків та профільним заступником директора з договірної роботи Підприємства.

Встановлено, що додатки (акт приймання-передачі, графік платежів) до договору про надання в експлуатацію фіксованих місць паркування, згідно п.1 Протоколу наради директора з першим заступником, заступниками директора, начальниками управлінь і відділів КП «Київтранспарксервіс» від 16.09.2016 №6, візуються на Підприємстві працівниками профільного відділу безготівкових розрахунків, працівниками відділу правового забезпечення та профільним заступником директора.

Після складання відділом правового забезпечення та підписання керівництвом КП «Київтранспарксервіс» - директором Шамраєм А.В. документів з ФОП Іванюк І.А., аудиторами не отримано документального підтвердження інформування та передачі їх до профільного відділу безготівкових розрахунків та відділу бухгалтерського обліку та звітності для подальшої роботи та проведення розрахунків з контрагентом за договором.

Встановлено, що у разі набрання чинності договору, в нашому випадку після підписання акту приймання-передачі паркувального майданчика, відомості щодо контрагента та укладеного договору, згідно Положення про організацію договірної роботи, затвердженого наказом Підприємства від 11.03.2013 №45, повинні передаватись відділом безготівкових розрахунків до відділу бухгалтерського обліку та звітності для проведення подальших розрахунків.

Акт приймання-передачі паркувального майданчика від 14.11.2016 підписаний сторонами фактично 28.11.2016 на 52 день після укладання та підписання договору з ФОП Іванюк І.А. від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06.

Складений відділом правового забезпечення акт приймання-передачі паркувального майданчика від 14.11.2016 не відповідає умовам договору (п.1.3) від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06, відповідно до яких фіксовані місця для паркування вважаються переданим в експлуатацію ФОП Іванюк І.А. з моменту підписання сторонами акту приймання-передачі паркувального майданчика.

Відповідно до змісту акту приймання-передачі від 14.11.2016, ФОП Іванюк І.А приступає до експлуатації зазначеного паркувального майданчика лише з 01.12.2016, через 16 днів після складання та підписання акту.

Графік платежів (додаток №1 до договору від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06) підготовлений працівником відділу правового забезпечення, до функціональних обов’язків якого не віднесено повноваження щодо складання таких документів, при цьому, не був погоджений (завізований) із жодним структурним підрозділом Підприємства, і не відповідає умовам договору (п.3.3) щодо здійснення контрагентом щомісячних платежів до 15 числа поточного місяця.

Відповідно до зазначеного графіку платежів, оплата за 17 днів листопада 2016 р. фактично встановлена на наступний місяць до 15.12.2016, а не поточний до 15.11.2016, як то передбачено умовами договору.

У грудні 2016 року на рахунок КП «Київтранспарксервіс», в рамках договору від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06 про надання права на експлуатацію фіксованих місць паркування, надходили кошти від ФОП Іванюк І.А. у загальній сумі 52,066 тис. грн. (12.12.2016 – 37,076 тис. грн., 13.12.2016 – 14,99 тис. грн.).

При цьому, зазначені кошти у грудні 2016 року, були повернуті КП «Київтранспарксервіс» на рахунок відправника (14.12.2016 – 37,076 тис. грн., 21.12.2016 – 14,99 тис. грн.), у зв’язку з тим, що внаслідок відсутності в профільних відділах (безготівкових розрахунків, бухгалтерського обліку та звітності) інформації про підписання акту приймання-передачі паркувального майданчика, договір від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06 не рахувався у відділі безготівкових розрахунків, як діючий, – рахунки не виставлялись.

Слід зазначити, що кошти у сумі 37,076 тис. грн. були внесені на рахунок Підприємства заступником начальника відділу паркування у Шевченківському районі Ковбасюком П.П. за проханням Іванюка І.А.

В свою чергу, слід відмітити, що, згідно отриманої інформації, профільним відділом безготівкових розрахунків КП «Київтранспарксервіс» перед розірванням договору з ФОП Іванюк І.А., як такого, що не набрав чинності, було проведено з контрагентом відповідну претензійну роботу щодо необхідності підписання акту приймання-передачі паркувального майданчика та інших документів (договору відповідального зберігання та акту приймання-передачі майна на зберігання).

Зокрема, працівниками зазначеного відділу було підготовлено та надіслано, за підписом керівництва КП «Київтранспарксервіс» - в.о. директора Мельника С.І. та профільного заступника з договірної роботи Погрібняка Я.М., листи від 07.11.2016, від 25.11.2016 та від 02.12.2016 зареєстровані за №№053/05-3287, 053/05-3449, 053/05-3515 до ФОП Іванюка І.А., з вимогою з’явитися на Підприємство для підписання акту приймання-передачі майданчика та інших зазначених документів.

У зв’язку, з неявкою ФОП Іванюк І.А. до КП «Київтранспарксервіс» та, як наслідок, не підписання протягом двох місяців з моменту укладання договору акту приймання-передачі паркувального майданчика по просп. Глушкова, 5, керівництвом КП «Київтранспарксервіс» - в.о. директора Мельника С.І., було прийнято рішення розірвати договір з 08.12.2016, як такий, що не набрав чинності, про що було поінформовано контрагента (лист від 08.12.2016 №053/05-3571).

Відмічається, що на Підприємстві склалася суперечлива та неоднозначна ситуація щодо листів від 07.11.2016, від 25.11.2016 та від 02.12.2016 зареєстрованих за №№053/05-3287, 053/05-3449, 053/05-3515.

Зокрема, директором КП «Київтранспарксервіс» Шамраєм А.В. надано до аудиту листи, які зареєстровані загальним відділом Підприємства за тими ж самими номерами в аналогічні дати, проте містять інший зміст та адресатів.

В ході аудиту, з метою всебічного та об’єктивного дослідження порушеного питання аудиторами проведено дослідження щодо якості функціонування системи контролю за організацією та додержанням порядку ведення на Підприємстві діловодства та електронного документообігу.

Так, проведеним дослідженням встановлено, що система контролю за організацією ведення на Підприємстві діловодства та документообігу функціонує не належним чином та сповнена ризиків можливого втручання та внесення в електронну систему недостовірних даних щодо зареєстрованих в ній документів, а саме:

організація процесу діловодства та документообігу в КП «Київтранспарксервіс» не забезпечує належне зберігання документів та не уможливлює втручання в роботу системи електронного документообігу, як наслідок, на думку аудиторів, існує ймовірність внесення до електронних реєстраційних карток документів недостовірних даних та коригувань щодо змісту та одержувача листів від 07.11.2016 №053/05-3287, від 25.11.2016 №053/05-3449 та від 02.12.2016 №053/05-3515, які за даними відділу безготівкових розрахунків, адресувались ФОП Іванюк І.А. із вимогою з’явитися до Підприємства для підписання акту приймання-передачі паркувального майданчика;

наявність в реєстраційних картках документів електронної системи «Документ» невідповідностей в датах створення карток та реєстрації листів, а також, внесення до них коригувань, може свідчити, що листи від 07.11.2016 №053/05-3287, від 25.11.2016 №053/05-3449 та від 02.12.2016 №053/05-3515, які адресувались ФОП Іванюк І.А. з вимогою з’явитися для підписання акту, пізніше могли бути замінені на листи з іншим змістом та одержувачами;

керівництвом КП «Київтранспарксервіс» не налагоджено на Підприємстві належну роботу з документообігу в електронній системі «АСКОД», зокрема, встановлено, що листи, які мають відношення до ситуації щодо розірвання договору з ФОП Іванюк І.А. від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06, в зазначеній системі загальним відділом не реєструвались, як наслідок, процес ведення діловодства щодо роботи з документами на Підприємстві є не прозорим та не контрольованим.

Крім того, аудиторами встановлено, що в КП «Київтранспарксервіс» відсутній належний контроль за зберіганням та складанням первинних документів, в результаті чого, працівниками відділу правового забезпечення безпосередньо під час проведення аудиту, до графіку платежів, який є додатком №1 до договору від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06, внесено необумовлені виправлення щодо строку здійснення оплати за експлуатацію фіксованих місць паркування (з 15.11.2016 на 15.12.2016 року).

Таким чином, аудитори всебічно дослідивши ситуацію, яка склалася навколо розірвання договору укладеного КП «Київтранспарксервіс» з ФОП Іванюк І.А. від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06, та проаналізувавши зібрану в ході аудиту документальну інформацію, дійшли до висновку, що:

В.о. директора КП «Київтранспарксервіс» Мельник С.І. та відділ безготівкових розрахунків при ініціюванні розірвання договору, як такого, що не набрав чинності, діяв в інтересах Підприємства, бюджету міста Києва та в рамках виконання покладених на нього функціональних обов’язків.

Також, аудиторами не отримано документального підтвердження обізнаності в.о. директора КП «Київтранспарксервіс» Мельника С.І. та працівників відділу безготівкових розрахунків щодо виготовлення та складання відділом правового забезпечення додатків до договору (акту приймання-передачі та графіку платежів), які підписані директором Підприємства Шамраєм А.В. Зазначені документи, після їх підписання, до профільного відділу безготівкових розрахунків не передано.

Укладання договору здійснено керівництвом КП «Київтранспарксервіс» - директором Шамраєм А.В. з порушенням порядку ведення договірної роботи на Підприємстві, як наслідок, форма укладеного договору не відповідає затвердженій типовій формі договору, зокрема в частині набрання ним чинності з моменту підписання акту приймання-передачі паркувального майданчика, та не визначає терміни його підписання, що, на думку аудиторів, фактично призвело до втрати доходів, як самим Підприємством, так і бюджетом міста Києва у загальній сумі 75,35 тис. гривень.

Також, здійснення директором КП «Київтранспарксервіс» Шамраєм А.В. та працівниками відділу правового забезпечення договірної роботи щодо надання в експлуатацію фіксованих місць паркування (складання та підписання додатків: акту приймання-передачі та графіку платежів) без відома профільного відділу безготівкових розрахунків призвело до виникнення судового прецеденту.

Таким чином, на думку аудиторів, дії керівництва КП «Київтранспарксервіс» - директора Шамрая А.В. по укладанню додатків до договору (акту приймання-передачі та графіку платежів), про які фактично не знав профільний відділ безготівкових розрахунків, призвели до розірвання договору з ФОП Іванюк І.А. від 07.10.2016 №ДНП-2016-10/06, як такого, що не набрав чинності, та виникнення судового прецеденту.

Рекомендації
За результатами позапланового аудиту відповідності діяльності КП «Київтранспарксервіс»

З метою поліпшення ситуації та усунення виявлених порушень, проблем та недоліків КП «Київтранспарксервіс» рекомендується:

розробити та затвердити на Підприємстві стандартизовану типову форму договору про надання права на експлуатацію фіксованих місць паркування, норми якого б передбачали складання та підписання акту приймання-передачі безпосередньо під час укладання договору, довести її до відома працівників структурних підрозділів КП «Київтранспарксервіс», які займаються процесом організації договірної роботи;

розробити та нормативно (наказом, положенням тощо) затвердити на Підприємстві порядок передачі паркувальних майданчиків в експлуатацію суб’єктам господарювання;

чітко прописати та розмежувати функціональні обов’язки працівників відділу правового забезпечення та відділу безготівкових розрахунків, в частині контролю, організації та документального супроводження договірної роботи щодо розроблення та складання актів приймання-передачі паркувальних майданчиків, додатків до договорів (графіків платежів) про надання в експлуатацію фіксованих місць паркування.

Зокрема, передбачити, що розроблення та складання актів приймання-передачі паркувальних майданчиків, додатків до договорів (графіків платежів) про надання в експлуатацію фіксованих місць паркування здійснюється профільним відділом безготівкових розрахунків, при цьому, відділ правового забезпечення в межах компетенції здійснює контроль зазначеної договірної роботи та погоджує (візує) зазначені документи;

вжити заходів щодо належного функціонування та впровадження на Підприємстві системи електронного документообігу «АСКОД» (наказом прописати та визначити відповідальних осіб за її впровадження);

регламентно (наказом, порядком тощо) визначити, що реєстрація всієї вхідної та вихідної кореспонденції здійснюється на Підприємстві через систему електронного документообігу «АСКОД».

Перейти до спискуВерсiя для друку