В результаті аудиту закупівель товарів, робіт та послуг на загальну суму 18423,397 тис. грн. виявлено фінансових порушень на загальну суму 9026,202 тис. грн., з них: що призвели до втрат на - 119,727 тис. грн., що не призвели до втрат на 8906,475 тис. грн. Крім того, допущено неефективних закупівель з оціночними втратами в розмірі 680,627 тис. грн.
В ході проведення аудиту було виявлено порушення та недоліки, які негативно вплинули на загальний стан проведення закупівель товарів, робіт та послуг, а саме:
- здійснено закупівлю товарів та послуг у 2016 році без проведення передбачених Законом процедур закупівель на загальну суму 2195,191 тис. грн, а саме: послуг з обрізки дерев – на 224,289 тис. грн.; виробів спортивних – на 244,208 тис. грн.; «машин обчислювальних, частин та приладдя до них» – на 866,808 тис. грн; «виробів канцелярських, паперових» – на 251,732 тис. грн.; «приладів електричних побутових, інших.» – на 259,916 тис. грн; «меблів конторських/офісних» – на 348,238 тис. грн.;
- систематично умовами договорів не визначаються чіткі умови щодо якості товару, що закупляється, а також вимоги щодо термінів гарантії якості;
- під час закупівлі робіт з аварійного ремонту згідно договору підряду з ТОВ ТПФ «Терра-С» сторонами не забезпечено виконання зобов'язання належним чином відповідно до умов договору на закупівлю аварійного ремонту покрівлі СШ №173, що призвело до недоотримання коштів на загальну суму 5,236 тис. грн. та оціночних втрат в розмірі 26, 184 тис. грн.;
- не забезпечено максимальної економії та ефективності використання бюджетних коштів під час закупівлі товарів, що призвело до неефективного використання бюджетних коштів та коштів спеціального фонду з оціночними втратами, розрахунково на 243,139 тис. грн та з потенційними втратами - в розмірі 8,759 тис. грн., а саме під час закупівель: насосів для басейну у ТОВ «ЕНЕРГІЯ ВОДИ» - в розмірі 67,210 тис. грн.; проекторів у ФОП Єрьоміна С. І. - в розмірі 19,790 тис. грн.; ігрового спортивного обладнання у ТОВ «ТТ-Сінергія» - в розмірі 146,98 тис. грн.; мила дитячого у ТОВ «Український папір» - в розмірі 5,426 тис. грн.; фармацевтичної продукції у ФОП Бондаренка А.В. - в розмірі 3,733 тис. грн. та водопровідного обладнання у ТОВ «Електротехнічна компанія «ТЕХНОМЕТРІЯ» з потенційними втратами - в розмірі 8,759 тис. грн.;
- не забезпечено максимальної економії та ефективності використання бюджетних коштів - здійснено закупівлю продуктів харчування у ПП «Торгпродсервіс» та ТОВ «Руол Стандарт» по цінам, які перевищують середньоринкові ціни на 4,9- 140%%, що призвело до неефективного використання коштів з оціночними втратами, розрахунково, в розмірі 437,488 тис. грн.;
- не забезпечено заходів впливу відповідно до вимог чинного законодавства та умов договорів в частині стягнення з підрядних організацій (ПП «Нова будова», ТОВ «Будівельна компанія Бастіон–Буд», ТОВ «Українська національна компанія «Мегаполіс», ПП «Фасад ХХІ») пені, за порушення строків виконання робіт, призвело до недоотримання бюджетом міста Києва коштів у розмірі 82,247 тис. грн.;
- не забезпечено належного контролю за виконанням договору на закупівлю фармацевтичної продукції у ФОП Бондаренка А.В., що призвело до поставки простроченої продукції та недоотримання коштів у розмірі 6,06 тис. грн.;
- в тендерних документаціях встановлено дискримінаційні вимоги до учасників;
- умови договорів про закупівлі не відповідають змісту тендерних пропозицій учасників- переможців;
- з порушенням термінів, визначених Законом, оприлюднено інформацію про внесення змін до договорів закупівлі.
Причинами такої ситуації є недосконала система внутрішнього контролю під час проведення Управлінням процедур закупівель та укладанні і виконанні договорів про закупівлі.
Рекомендації за результатами аудиту відповідності в Управлінні освіти Солом’янської районної в тісті Києві державної адміністрації щодо оцінки діяльності установи стосовно дотримання законодавства при проведенні процедур закупівель та укладанні договорів
З метою поліпшення ситуації аудиторська група рекомендує керівництву Управління:
- розробити та затвердити Положення про договірну роботу в установі та визначити відповідальних осіб (структурних підрозділів) на яких покласти контроль за виконанням договорів;
- забезпечити перевірку юридичною службою підприємства господарських договорів на предмет їх відповідності вимогам чинного законодавства;
- визначити відповідним розпорядчим документом відповідальну особу за контроль термінів виконання зобов’язань по договорах та своєчасним реагуванням на порушення термінів, передбачених договорами;
- розпорядчим документом визначити відповідальну особу за облік товарів та оплату за них в розрізі предмету закупівлі з урахуванням коду ДК 021:2015 з метою недопущення закупівлі товарів без проведення передбачених Законом процедур;
- визначити відповідальну особу (підрозділ) за здійснення моніторингу цін та забезпечити недопущення закупівель за цінами, які перевищують середньоринкові;
- провести аналіз основних умов договорів, в частині дотримання підрядними організаціями графіків виконання робіт та за результатами проведеного аналізу вжити заходів по стягненню пені за порушення графіків виконання робіт;
- вжити заходів щодо підвищення кваліфікації членів тендерного комітету та осіб відповідальних за відповідність укладених договорів вимогам чинного законодавства;
- розпорядчим документом визначити відповідальну особу за оприлюднення інформації в ході та за результатами закупівель;
- провести нараду по результатах аудиту та вжити дієвих заходів щодо усунення порушень, їх недопущення в майбутньому та забезпечити чітке дотримання вимог законодавства;
- за результатами аналізу допущених порушень притягнути до відповідальності винних осіб.
