В ході аудиту оцінювалась діяльність Київського міського пологового будинку №5 (далі – КМПБ №5, Установа) в частині ведення бухгалтерського обліку, достовірного формування фінансових звітів, дотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів з питань стану збереження активів тощо.

Зазначимо, що Київський міський пологовий будинок №5 відноситься до закладу охорони материнства і дитинства. Установа утворена і функціонує з метою забезпечення потреб населення у якісному, кваліфікованому і доступному медичному обслуговуванні.

Ліжковий фонд КМПБ №5 становить 210 ліжок, функціонує три жіночих консультації.

За результатами аудиту зроблено висновок, що фінансово-господарська діяльність КМПБ №5 загалом є спрямованою на виконання і досягнення основних статутних завдань щодо надання медичної допомоги вагітним жінкам, здійснення консультативно-діагностичних послуг, впроваджує та застосовує нові методи лікування тощо.

Виконання зазначених завдань забезпечується за рахунок коштів міського бюджету, надання платних медичних послуг та отримання благодійної та гуманітарної допомоги тощо.

При цьому встановлені окремі недоліки в веденні бухгалтерського обліку та фінансової звітності, які призвели до ряду неточностей та невідповідностей.

Загалом, в ході аудиту встановлено фінансових порушень та недоліків на загальну суму 153,5 тис. грн, з них призвели до втрат – 19,74 тис. грн, з ризиком втрат – 1,38 тис. грн, а саме:

• в Установі протягом 2016 - 2017 років не вносились зміни до кошторисів спеціального фонду на суму надходжень коштів, які перевищили заплановані показники, що дало б змогу зменшити видатки загального фонду в частині проведення перерозподілу узятих бюджетних зобов’язань за загальним та спеціальним фондом кошторису на погашення заборгованості за теплову енергію, придбані медикаменти та інші матеріальні цінності тощо;
• в Установі в лютому-грудні 2016 році складались меморіальні ордери обліку надходження та витрачання коштів, розрахунків з різними контрагентами, дебіторської та кредиторської заборгованостей без підписів відповідальних посадових осіб бухгалтерської служби та головного бухгалтера;
• впродовж 2016-2017 років згідно даних меморіального ордеру №4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» в Установі помилково обліковується заборгованість перед Фондом соціального страхування Голосіївського району м. Києва в сумі 0,47 тис. грн. як в дебіторській та кредиторській заборгованостях без впливу на достовірність фінансової звітності;
• встановлено відсутність підписів працівників бухгалтерської служби Установи про ознайомлення з посадовими інструкціями, відсутність в посадових інструкціях бухгалтерських працівників обов’язків ведення обліку дебіторської і кредиторської заборгованостей шляхом складання меморіальних ордерів;
• в липні-листопаді 2017 року мали місце випадки неповних нарахувань Установою для оплати експлуатаційних витрат по договорам оренди, укладеним з ТОВ «НДІ Життя», на загальну суму 1,38 тис. грн;
• Установою в грудні 2016 року зайво нараховано та перераховано ЄСВ на заробітну плату, виплачену за рахунок коштів спеціального фонду бюджету в сумі
  2,50 тис. грн, що призвело до зайвих витрат на вказану суму та викривлення показників фінансової звітності;
• впродовж 2016 – 2017 років в Установі були повністю вакантними в середньому 77 штатних посад (без врахуванням посад, зайнятих сумісниками);
• Установою проведено нарахування заробітної плати за невідпрацьовані робочі дні лікарю Яковлєвій Л.М. за липень 2017 року на суму 0,96 тис. грн, що призвело з урахуванням нарахувань ЄСВ до зайвих витрат в сумі 1,2 тис. гривень;
• КМПБ №5 в 2017 році проведено зайве нарахування доплати за вислугу років лікарю Дабіжі Л.П. на суму 2,33 тис. грн, що призвело з урахуванням нарахувань ЄСВ до зайвих витрат в сумі 2,84 тис. гривень;
• не забезпечено здійснення належного контролю за обліком товарно - матеріальних цінностей, що призвело до виникнення лишків медикаментів та перев’язувальних матеріалів на загальну суму 3,21 тис. гривень;
• здійснення комітетом з конкурсних торгів КМПБ №5 закупівель послуг теплової енергії з альтернативних джерел енергії в ТОВ «Київцентртепло» по завищеним тарифам, що призводить до завищення суми договорів на суму 137,4 тис. грн та, як наслідок, до зайвої сплати вартості постачання теплової енергії в 2016 році на суму 8,7 тис. грн та в 2017 році на 4,5 тис. гривень;
• створення комітету конкурсних торгів в кількості, що менше за передбачену законодавством;
• комітетом з конкурсних торгів Установи протягом 2017 року не здійснювалось оприлюднення складених та затверджених додатків до річних планів закупівель.

Аналіз отриманої в ході аудиту інформації свідчить про необхідність КМПБ №5 провести ряд заходів по вдосконаленню системи внутрішнього контролю спрямованих на недопущення у майбутньому порушень та недоліків, що дозволить забезпечити оптимізацію витрат, зменшення видатків по загальному фонду та раціональне використання коштів.

З метою поліпшення ситуації та усунення встановлених порушень і недоліків та недотримання їх у майбутньому рекомендується:

• визначити відповідальних осіб за вчасним переглядом та внесенням зміни до кошторисів спеціального фонду;
• передбачити в графіку документообігу Установи відповідальних посадових осіб за оформлення та перевірку меморіальних ордерів обліку надходжень та витрачання коштів, розрахунків з різними контрагентами, дебіторської та кредиторської заборгованостей;
• внести зміни (або розробити нові) в посадові інструкції працівників бухгалтерії, передбачивши повне охоплення всіх завдань бухгалтерської служби, уникнення дублювання обов’язків, забезпечити ознайомлення всіма працівниками бухгалтерської служби під розпис з посадовими інструкціями;
• передбачити форму щомісячного контролю за станом розрахунків з оренди;
• посилити контроль за нарахуванням заробітної плати та перерахуванням внесків до соціальних фондів, шляхом призначення відповідальних посадових осіб;
• розглянути питання щодо оптимізації штатної чисельності персоналу Установи;
• розробити порядок здійснення видатків на заробітну плату працівникам підприємства за рахунок загального та спеціального фондів установи, зменшення навантаження загального фонду відносно сплати комунальних послуг та утримань приміщень, які орендуються Установою тощо;
• посилити контроль за правильністю обліку товарно-матеріальних цінностей, шляхом проведення інструктажу з працівниками, з питань дотримання законодавчих актів;
• вжити заходи щодо здійснення контролю за станом розрахунків по господарським договорам шляхом здійснення моніторингу тарифів на теплову енергію;
• визначити відповідальних осіб за оприлюдненням річних планів закупівель, додатків до річних планів та зміни до них на веб-порталі Уповноваженого органу;
• внести зміни до наказів Установи в частині перегляду складу комітету з конкурсних торгів (тендерного комітету).